por Camila Vargas y Alem Melinao

¿Cómo enfrentarías una conversación difícil con un colaborador que necesita mejorar? ¿Qué dirías si su rendimiento no cumplió las expectativas? Las sesiones de cierre del ciclo de desempeño son uno de los momentos más delicados entre líderes y colaboradores, y pueden sentirse como un reto. Pero también pueden ser una poderosa oportunidad para construir confianza y motivar el cambio. Con el enfoque adecuado, estas conversaciones pueden ser efectivas y productivas. A continuación, te comparto una guía paso a paso para liderarlas con éxito.

Paso 1: Llega Preparado: Sin Sorpresas, Solo Soluciones

Para que la reunión sea efectiva, evita improvisar. Revisa los logros, desafíos y cualquier incidente que deba abordarse. Pregúntate: ¿Qué mensaje quiero que se lleve mi colaborador de esta reunión? Sin una preparación adecuada, la conversación puede volverse confusa y tensa. Por ejemplo, si no tienes claro el rendimiento de Carla, podrías pasar por alto sus logros importantes y enfocarte solo en sus debilidades, lo que podría desmotivarla. O si no revisas los plazos de entrega de Marcos, podrías no abordar un patrón que afecta al equipo. La preparación te ayuda a centrarte en soluciones constructivas y en una conversación positiva.

Acciones Clave:

• Reflexiona sobre el impacto del desempeño: Piensa en cómo el trabajo de tu colaborador ha influido en el equipo y en la organización. ¿Su rendimiento ha mejorado la moral del grupo? ¿O hay áreas en las que su desempeño ha generado desafíos? Esta reflexión te ayudará a marcar la conversación en un contexto más amplio.

• Revisa los objetivos y resultados: Haz un balance de los objetivos individuales de tu colaborador y compáralos con lo que realmente logró. Pregúntate: ¿Está cumpliendo con lo que se esperaba? Esto te dará una visión clara de dónde se encuentran.

• Recopila datos específicos: En lugar de hablar en términos generales, utiliza ejemplos concretos de logros y áreas de mejora. Por ejemplo, menciona un proyecto exitoso de Laura o las ocasiones en que Pedro no cumplió con los plazos. La retroalimentación basada en hechos es mucho más efectiva y permite una conversación más productiva.

Paso 2: Crea un Entorno Propicio para el Diálogo

El contexto en el que se lleva a cabo la sesión de cierre del ciclo de desempeño es crucial para el éxito de la conversación. ¿Te imaginas discutir un tema delicado en un espacio abarrotado o lleno de distracciones? Crear un ambiente adecuado puede reducir la tensión y facilitar una charla más abierta y fluida. Opta por un lugar tranquilo y cómodo, donde ambos se sientan relajados y puedan expresarse sin interrupciones. Recuerde que el entorno físico impacta directamente en la mentalidad de ambos, así que asegúrese de que sea acogedor y propicio para una conversación constructiva.

Acciones Clave:

• Clarifica el objetivo de la reunión: Desde el principio, enmarca la evaluación como una oportunidad para el desarrollo profesional. Puedes decir algo como: “Hoy vamos a hablar sobre tu progreso y cómo podemos trabajar juntos para que sigas creciendo”. Esto ayuda a reducir la ansiedad y prepara el terreno para una conversación más abierta y constructiva.

• Elige un lugar tranquilo y privado: Opta por un espacio donde ambos puedan hablar sin interrupciones. Un ambiente cómodo, libre de distracciones, permite que la conversación fluya y que cada uno se sienta escuchado. Asegúrese de que haya suficiente tiempo para abordar todos los temas sin prisas.

• Establece un tono respetuoso y positivo: Al inicio, establece un ambiente donde el colaborador se sienta valorado. Comienza la conversación reconociendo sus logros y contribuciones. Esto ayuda a que, incluso si la retroalimentación incluye áreas de mejora, la persona se sienta apoyada y no atacada.

Paso 3: Inicia con lo Positivo

Comenzar la conversación resaltando los logros y contribuciones de tu colaborador es una estrategia poderosa para establecer un ambiente positivo. ¿Te has dado cuenta de cómo una palabra de reconocimiento puede abrir puertas? Al destacar el esfuerzo y los éxitos, no solo muestras aprecio, sino que también creas un marco constructivo que facilita la discusión sobre áreas de mejora. Por ejemplo, menciona cómo la iniciativa de Sofía en el último proyecto mejoró la dinámica del equipo. Esto no solo anima a tu colaborador, sino que también reduce la resistencia a las críticas y abre el camino para un diálogo más efectivo.

Acciones Clave :

• Muestra aprecio genuino : Haz que tu colaborador sienta que sus contribuciones son valoradas. Utiliza un lenguaje sincero y directo, como: «Quiero que sepas cuánto aprecio todo lo que has hecho este año. Tus esfuerzos no han pasado desapercibidos y hacen una gran diferencia en nuestro equipo».

• Elogia logros específicos : No te limites a un reconocimiento genérico; menciona ejemplos concretos. Resalta tanto los éxitos visibles esos esfuerzos menos evidentes que han hecho la diferencia. Por ejemplo, «Tu presentación en la reunión del cliente realmente destacó y fue fundamental para cerrar el trato».

• Refuerza comportamientos positivos : Señala cómo las fortalezas del colaborador han beneficiado al equipo y la organización. Puedes decir algo como: «Tu habilidad para resolver conflictos ha mejorado la dinámica del equipo y ha hecho que todos se sientan más cómodos trabajando juntos».

Paso 4: Aborda Áreas de Mejora con Claridad y Empatía

Llegar al punto de discutir las áreas de mejora puede ser uno de los momentos más desafiantes del cierre del ciclo de desempeño. ¿Cómo puedes convertir este desafío en una oportunidad? La clave está en ser clara, específica y constructiva. Evite la ambigüedad y asegúrese de que su colaborador comprenda exactamente qué se necesita mejorar. Por ejemplo, en lugar de decir «necesitas trabajar en tu comunicación», puedes ser más concreto: «He notado que en las reuniones, a veces, no compartes tus ideas, lo que puede limitar la colaboración del equipo». Este enfoque no solo ayuda a clarificar la situación, sino que también muestra tu compromiso con su desarrollo.

Acciones Clave :

• Sé específico y basado en hechos : Evita caer en generalizaciones como «necesitas mejorar en todo». En lugar de eso, opta por un enfoque más directo: “En el proyecto X, noté que algunos plazos no se cumplieron. ¿Puedes ayudarme a entender qué sucedió?” Esto no solo es más claro, sino que también proporciona un punto de partida para la conversación.
• Fomenta el diálogo : Invita al colaborador a compartir su percepción sobre su desempeño. Pregunta: “¿Cómo te sientes respecto a tu trabajo en este proyecto?” Escuchar su perspectiva no solo les da voz, sino que también convierte la conversación en un intercambio, en lugar de un monólogo.
• Enfócate en el futuro : Aunque revises el pasado, el objetivo es mirar hacia adelante. Pregunta: “¿Cómo crees que podrías mejorar en esta área?” y ofrécele tu apoyo para desarrollar un plan de acción concreto. Esto crea una sensación de colaboración y compromiso para el desarrollo futuro.

Paso 5: Gestiona Conversaciones Difíciles con Empatía y Sensibilidad

Cuando la retroalimentación se torna difícil de escuchar, es común que los colaboradores se sientan defensivos, molestos o incluso desmotivados. ¿Cómo puedes navegar estas aguas turbulentas? Manejar estas emociones con empatía es clave para mantener la conversación en un tono productivo y respetuoso. Escucha activamente y valida sus sentimientos. Por ejemplo, si un colaborador reacciona negativamente, podría decir: “Entiendo que esto puede ser difícil de escuchar, y aprecio que estés dispuesto a hablar sobre ello”. Al demostrar que comprendes sus emociones, puedes desactivar la tensión y abrir la puerta a un diálogo más constructivo.

Acciones Clave :

• No personalices la retroalimentación: Concédele prioridad al comportamiento o a los resultados, no a la persona. Evita frases como “Tú siempre haces esto mal” y opta por enfoques más constructivos, como: “En este proyecto específico, hubo áreas donde podríamos haber mejorado”. Esto ayuda a que la retroalimentación se perciba como un consejo, no como un ataque.

• Controla tu lenguaje corporal: Mantén una postura abierta y relajada. El contacto visual y un lenguaje corporal amigable pueden hacer maravillas para reducir la tensión. Recuerda, tu cuerpo habla tanto como tus palabras.

• Valida las emociones del colaborador: Si notas que tu colaborador está frustrado o molesto, reconoce sus sentimientos. Puedes decir algo como: “Entiendo que esto puede ser difícil de escuchar, y aprecio tu disposición para abordar este tema”. Esto demuestra empatía y crea un espacio seguro para la conversación.

Paso 6: Co-Crear un Plan de Acción Juntos

El propósito principal de la retroalimentación es impulsar el crecimiento y el desarrollo. ¿Cómo podemos transformar las conversaciones en acciones concretas? Después de abordar las áreas de mejora, es fundamental que tú y tu colaborador cocreen un plan de acción realista y alcanzable. Pregunta: “¿Qué pasos crees que podríamos tomar juntos para mejorar en esta área?” Al involucrar a tu colaborador en la creación del plan, no solo fomenta su compromiso, sino que también les da la oportunidad de asumir la responsabilidad de su propio desarrollo. Por ejemplo, pueden establecer metas específicas, como asistir a un taller de habilidades o programar reuniones de seguimiento para evaluar el progreso. Esta colaboración refuerza la idea de que el crecimiento es un esfuerzo conjunto

Acciones Clave :

• Acordar revisiones periódicas : No esperes hasta el próximo ciclo de desempeño para evaluar el progreso. Establece revisiones periódicas, como mensuales o trimestrales, para mantener la conversación abierta y asegurarte de que se cumplan los objetivos de mejora. Esto permite ajustar el plan según sea necesario y demostrar que estás ahí para apoyar su crecimiento continuo.

• Establece metas específicas y medibles : Colabora con tu colaborador para definir objetivos claros y alcanzables. Asegúrese de que estos estén alineados con las necesidades del equipo y de la organización. Por ejemplo, en lugar de “quiero mejorar en la comunicación”, opta por “quiero realizar al menos una presentación por meses en las reuniones del equipo”.

• Proporciona recursos y apoyo : No dejes a tu colaborador solo en su camino hacia la mejora. Ofrece herramientas, coaching o formación que puedan necesitar para avanzar. Esto no solo muestra tu compromiso con su desarrollo, sino que también refuerza la confianza en su capacidad para lograr cambios.

Paso 7: Cierra con una Nota Positiva y de Apoyo

Al llegar al final de la conversación, es fundamental cerrar con un tono positivo. ¿Cómo puedes dejar una huella inspiradora? Reitera tu apoyo hacia el crecimiento del colaborador y reconoce el esfuerzo que han realizado. Por ejemplo, puedes decir: “Aprecio mucho tu disposición para trabajar en estas áreas. Estoy aquí para apoyarte en cada paso del camino.” Esta actitud no solo deja una impresión duradera, sino que también motiva al colaborador a seguir trabajando en las áreas de mejora discutidas. Recuerda, una conclusión optimista puede ser el impulso que necesitas para abrazar el cambio y seguir adelante con confianza.

Acciones Clave :

• Agradece su apertura y colaboración : Reconoce el esfuerzo del colaborador por participar activamente en la conversación, especialmente si fue difícil. Un simple “Gracias por tu sinceridad y disposición para hablar sobre estos temas” puede hacer que se sienta valorado y respetado.

• Reitera tu compromiso con el desarrollo del colaborador : Hazle saber que estás a su disposición para apoyarlo en su crecimiento. Puedes decir algo como: “Estoy aquí para ayudarte en lo que necesitas para avanzar. Juntos, podemos superar cualquier obstáculo”.

• Termina con una declaración de confianza : Refuerza tu fe en la capacidad del colaborador para mejorar y alcanzar sus metas. Frases como “Sé que tienes el talento y la determinación para lograrlo” pueden ser muy motivadoras.

Llevar a cabo una sesión de cierre del ciclo de desempeño, especialmente cuando implica conversaciones difíciles, es una habilidad clave para los líderes. Con la preparación adecuada, una comunicación clara y un enfoque en el desarrollo, puedes transformar estas interacciones en oportunidades valiosas para el crecimiento tanto del colaborador como del equipo. Recuerda, el proceso no tiene que ser estresante ni confrontativo; con empatía y estructura, puedes lograr resultados positivos y fortalecer las relaciones laborales.

¿Qué estrategias utiliza para gestionar las conversaciones difíciles en el cierre de desempeño? Comparte tus ideas y experiencias en los comentarios. Si deseas profundizar más en este tema o necesitas apoyo, no dudes en contactarnos en info@kitegroup.cl ¡Estamos aquí para ayudarte!